Büroangestellte verschwenden 3,5 Jahre ihres Lebens mit unnötigen E-Mails
E-Mails nehmen bis zu 25 Prozent eines Arbeitstages in Anspruch / Ein Drittel aller E-Mails irrelevant
Hürth, 4. Juni 2007. E-Mails sind oft unnötig und damit ein gewaltiger Zeitfresser. Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie des Henley Management College im Auftrag des Headset-Spezialisten Plantronics, bei der 180 Manager in Deutschland, Großbritannien, Dänemark und Schweden befragt wurden. Bis zu zwei Stunden täglich beschäftigen sich europäische Manager mit der E-Mail-Kommunikation, das sind 25 Prozent eines typischen Arbeitstages. Hochgerechnet auf die Lebensarbeitszeit (etwa 40 Jahre) verbringen sie etwa 10 Jahre mit dem Schreiben und Beantworten von E-Mails. Rund 32 Prozent aller gelesenen und gesendeten E-Mails bezeichneten die Befragten als „irrelevant“ und reine Zeitfresser. Alles in allem verschwenden Büroangestellte dreieinhalb Jahre ihres Lebens mit unnötigen E-Mails.
Hydra-Effekt: E-Mails erzeugen mehr E-Mails und verzögern Prozesse
Eine weitere Erkenntnis der Studie: E-Mails generieren immer neue E-Mails. Jede gesendete elektronische Nachricht führt zu vier bis sechs neuen E-Mails in der Inbox. Die befragten Manager stehen der E-Mail deshalb als internem Kommunikationsweg und Ersatz für persönliche Gespräche kritisch gegenüber: Entscheidungsprozesse via E-Mail werden als besonders zeitintensiv eingeschätzt. Ein effektiver Einsatz der elektronischen Post bleibt oft reines Wunschdenken.
Als ein hilfreiches Mittel bei der Eindämmung der E-Mail-Flut werden hingegen Telefonate erachtet. Im Gegensatz zum zeitraubenden Frage-und-Antwort-Spiel des E-Mail-Austauschs bietet ein Telefonat die Möglichkeit, die verschiedenen Standpunkte direkt und klar zu diskutieren. Entscheidungen fallen schneller, unnötige E-Mails bleiben aus.
Schnurlose Headsets steigern die Produktivität
Der Einsatz eines schnurlosen Headsets kann die Arbeitsproduktivität zusätzlich um 23 Prozent steigern. Die Hände bleiben für andere Tätigkeiten frei, zudem ist der Angestellte nicht mehr mit einem Kabel an den Schreibtisch gefesselt und kann beispielsweise Akten oder Ausdrucke holen.
Obwohl die Befragten von einer höheren Effektivität des Telefons überzeugt sind, zeigen die Studienergebnisse, dass viele Angestellte selten das Telefon benutzen und stattdessen komplexe Sachverhalte via E-Mail mit vielen anderen Kollegen in Kopie diskutieren. Dabei waren 43 Prozent der Meinung, dass nur jede zehnte E-Mail die Botschaft klar und deutlich übermittelt. Somit fluten E-Mails weiterhin die Inboxen und es kostet viel Zeit diese wieder aufzuräumen. Aber auch mobile Geräte wie PDAs verstärken die E-Mail-Lawine. Die Notwendigkeit, jederzeit erreichbar zu sein, führt dazu, dass Mitarbeiter auch daheim E-Mails lesen und sofort beantworteten.
Der soziale Kontakt bei Telefongesprächen wirkt sich auch förderlich auf die Entstehung von sozialen Bindungen (Stichwort: Team-Geist) aus. E-Mails beeinflussen diesen Prozess eher negativ, so zeigt die Studie.
„Unsere Untersuchungen haben ergeben, dass die E-Mailnutzung außer Kontrolle geraten ist“, sagt Peter Thomson, Direktor des „The Future Work Forum“ am Henley Management College. „In vielen Büros reden die Kollegen nicht mehr miteinander, sondern schreiben lieber E-Mails. Dabei kann die verstärkte Nutzung des Telefons, idealerweise kombiniert mit einem Headset, das Problem auflösen. E-Mails sollten dann nur noch eingesetzt werden, um die Ergebnisse aus einem Telefonat für alle zu dokumentieren.“
„E-Mails werden bevorzugt, obgleich das Telefon das bessere und effektivere Kommunikations-Tool ist“, so Philip Vanhoutte, European Managing Director von Plantronics. „Für jede Kommunikation gibt es ein geeignetes Tool, daher sollten Manager sich in ihren Unternehmen für eine stärkere Nutzung des Telefons einsetzten.“
