Press Room

- 2 heures sont consacrées chaque jour, à la gestion des emails
- Les emails peuvent nuire aux performances d’une entreprise et à la collaboration
- Les conversations téléphoniques accélèrent les processus décisionnels en permettant de clarifier le message

4 Décembre 2007. Une étude indépendante sur les communications d’entreprise commanditée par Plantronics révèle que les dirigeants européens passent au moins deux heures par jour à gérer leurs emails, soit dix ans sur toute une carrière. [1]

Cette étude réalisée par le Henley Management College auprès de plus de 180 dirigeants senior indique également que ceux-ci passent trois ans et demi de leur carrière à gérer des emails inutiles, 32 % des messages lus et envoyés n’entrant pas dans le cadre d’activités professionnelles.

L’étude de Plantronics démontre également que le trafic mobilisé par les emails ne cesse de croître, chaque email envoyé générant l’ouverture de quatre à six pop-up dans la boîte de messagerie. Après avoir noté un ralentissement de la prise de décision dû à ce mode de communication, les dirigeants commencent à remettre en question l’utilisation privilégiée des emails, en particulier dans le cadre de transactions internes où ils se substituent aux entretiens en face à face et aux discussions téléphoniques.

Selon cette étude, s’ils sont utilisés à bon escient, les emails optimisent les processus et le partage d’informations, ainsi que les processus décisionnels. Mais dans le cas contraire, ils instaurent un manque de convivialité, ont tendance à empêcher les individus d’entreprendre des actions et à les rendre plus individualistes. Les conversations téléphoniques, quant à elles, mettent un terme aux échanges excessifs d’emails, en permettant souvent de résoudre les problèmes rapidement pour accélérer les prises de décision.

Les avantages des conversations téléphoniques ne s’arrêtent pas là. La téléphonie en mode sans fil accroît la productivité des utilisateurs de 23 % en leur permettant d’effectuer plusieurs tâches à la fois et de mieux se concentrer sur leur travail. [2]

Toutefois, malgré l’efficacité prouvée des communications téléphoniques, les employés continuent de privilégier l’email pour débattre de problèmes complexes impliquant de nombreux interlocuteurs. Quand seuls 43 % des dirigeants sondés estiment qu’une infime proportion (10 %) des emails envoyés véhiculent clairement le message voulu, ces échanges électroniques ne font qu’encombrer encore plus les messageries.

Le temps perdu à gérer les emails provoque également des problèmes d’ordre social, les employés communiquant moins entre eux. Tandis que les conversations téléphoniques participent à nouer des relations, les emails isolent les utilisateurs les uns des autres.

La stratégie du « travail à tout moment et en tout lieu » instaurée par les technologies informatiques et de communication a l’avantage de réduire les coûts et de permettre des modes de fonctionnement plus flexibles. Toutefois, l’ère de la disponibilité continue (24h/24 et 7j/7) pousse la plupart des dirigeants à se doter d’un PDA pour rester joignable à toute heure par leurs clients, ce qui empiète ainsi sur leur temps libre. La tentation est grande de consulter sa messagerie pour vérifier si l’on a reçu de nouveaux messages importants pendant la nuit ou le week-end et d’y répondre pour confirmer que les messages ont bien été lus.

Peter Thomson, directeur du Future Work Forum au Henley Management College, commente : « Notre étude démontre à quel point il est difficile de contrôler l’utilisation des emails, souvent source de confusion et d’inertie. Elle dépeint également l’image peu reluisante de bureaux silencieux où les collègues préfèrent s’envoyer des emails plutôt que de se parler.   Il existe pourtant une solution extrêmement simple à ce problème : il suffirait de communiquer par téléphone avec un casque sans fil, et de n’utiliser l’email que pour récapituler les grandes lignes de la conversation et confirmer les décisions arrêtées. »

Philip Vanhoutte, directeur général de Plantronics pour la zone EMEA, ajoute : « Cette étude démontre que le téléphone arrive au second rang des outils de communication les plus utilisés en entreprise, derrière les emails, malgré les conséquences négatives de ce dernier mode de communication sur la productivité des employés, les conditions de travail et la rentabilité de l’entreprise. Les dirigeants ont tout intérêt à encourager leurs employés à utiliser davantage le téléphone pour communiquer, quitte à leur apprendre à mieux utiliser les technologies informatiques et de communication pour supporter leurs processus décisionnels et améliorer les relations interpersonnelles, ainsi que la flexibilité de chacun. »

A propos du Henley Management College

Le Henley Management College est une école de commerce fondée il y a 60 ans par des entreprises, pour les entreprises. Ses programmes extrêmement pragmatiques et actuels préparent les étudiants à intégrer directement le monde du travail. L’école a d’ailleurs été récompensée par le prix Henley’s Queen’s Award for Enterprise, dans la catégorie commerce international, pour son talent à exporter l’expertise de la gestion d’entreprise à travers le monde.

Le Future Work Forum
Mis en place en 1992 à Henley, le Future Work Forum est un centre d’expertise dédié à l’étude de l’impact des nouvelles méthodes de travail sur les entreprises et leur gestion.  Il mène des recherches sur l’impact des technologies sur les méthodes de travail et organise des séminaires couvrant de nombreux sujets liés à la gestion du fonctionnement à distance et virtuel et de la flexibilité du travail.

Instituts de leadership

Loin des disciplines académiques traditionnelles, Henley dirige plusieurs écoles de commerce dont les programmes et les recherches s’articulent autour de problèmes commerciaux concrets et des défis pour les entreprises du 21è siècle. Cinq écoles spécialisées forment ainsi ceux qui figureront sans nul doute parmi les futurs meilleurs dirigeants du globe.

Programmes de gouvernance d’entreprise

L’expertise avérée et la rigueur académique qui font la réputation d’Henley, alliées à sa connaissance des enjeux actuels des entreprises, donnent d’excellents résultats en termes d’avantage compétitif.  L’institution entretient des relations stratégiques durables avec de nombreuses entreprises avec lesquelles elle conçoit, développe et propose des programmes sur mesure.  L’objectif est d’identifier et de réunir les conditions de la réussite individuelle et institutionnelle sur le marché du commerce international. Henley figure également parmi les leaders mondiaux de l’élaboration et de l’animation de programmes de qualification pour les entreprises et les consortiums.  Ses masters et diplômes spécialisés, ainsi que ses MBA couronnent les dirigeants et décideurs du monde entier.

Le MBA d’Henley

Grâce à sa triple accréditation (AMBA, EQUIS, AACSB), Henley propose un MBA en gestion d’entreprise en formation continue, modulaire, en cours du soir et en formation à distance.  L’environnement d’apprentissage virtuel d’Henley vient compléter les cours dispensés en salle de classe.

Programmes de formation des cadres

Cette école propose toute une gamme de programmes de formation des cadres en réponse aux besoins individuels et institutionnels.

Programmes de doctorat et de recherche

Henley propose des programmes de doctorat d’une durée de 3 à 4 ans, gages d’une excellente crédibilité professionnelle.

Les partenariats d’Henley

Henley Partnership est un réseau unique d’entreprises aux meilleures pratiques éprouvées qui permet aux dirigeants senior de parfaire ou compléter leurs connaissances actuelles.  Son objectif est d’aider les dirigeants senior à développer des stratégies de gestion et des solutions d’entreprise qui leur permettent de résoudre les problèmes stratégiques qu’ils sont amenés à rencontrer pour pouvoir prendre des décisions avisées.