Europese kantoorwerkers besteden 3,5 jaar van hun leven aan het afhandelen van irrelevante e-mail
- Plantronics onderzoek onthult dat minstens 2 uur per dag wordt besteed aan e-mail
- E-mail blijkt een negatieve invloed te hebben op organisatorische prestaties en samenwerking
- Telefoongesprekken blijken besluitvorming te bevorderen en verbeteren de duidelijkheid van de boodschap
Hoofddorp, 19 juni 2007 — Volgens onafhankelijk onderzoek naar communicatie op de werkplek, in opdracht van Plantronics, besteden Europese managers minstens twee uur per dag aan het afhandelen van e-mail. Dit betekent dat zij maar liefst 10 jaar van hun werkzame leven besteden aan e-mailen.[1]
Volgens dit onderzoek, dat door het Henley Management College in Engeland is uitgevoerd onder 180 senior managers, wordt hiermee drieënhalf jaar van het werkende leven verspild. Maar liefst 32 procent van de e-mails blijkt namelijk irrelevant.
Het Plantronics onderzoek ontdekte dat er een explosie van e-mailverkeer plaatsvindt; elk verstuurd e-mailbericht genereert een reeks van vier tot zes vervolgberichten in de inbox. De ondervraagde managers twijfelen aan het uitgebreide e-mailgebruik als vervanging voor (telefoon)gesprekken, vooral voor interne communicatie. E-mail wordt namelijk gezien als een communicatiemethode die het proces van besluitvorming verlengt.
Het onderzoek toont verder aan dat e-mail, mits effectief gebruikt, kan helpen zowel processen en het delen van informatie te verbeteren, als het nemen van beslissingen te ondersteunen. Als e-mail niet op de juiste wijze wordt ingezet, kan het een onpersoonlijke werkomgeving creëren, de individu ontmoedigen om zelf te handelen en een nadruk leggen op het beschermen van de eigen positie. Daarentegen bleek een telefoongesprek het genereren van nog meer e-mails stop te zetten, omdat het de communicatie verduidelijkt en de besluitvorming versnelt.
En er zijn nog meer voordelen aan het voeren van een telefoongesprek. Door het gebruik van een telefoon met een draadloze headset wordt de productiviteit met 23 procent verhoogd, omdat de werknemers daarmee kunnen multitasken en zich beter kunnen concentreren.[2]
Ondanks de bewezen effectiviteit van de telefoon als communicatiemiddel, toont het onderzoek aan dat werknemers de telefoon zelden oppakken, maar complexe issues via de e-mail bespreken. Slechts 43 procent van de ondervraagden gaf aan dat een kleine hoeveelheid (10 procent) van de e-mails een duidelijke boodschap bevatten. Daarom creëren dergelijke e-mails alleen maar meer inboxpuin om op te ruimen.
De tijd die aan e-mail wordt verspild, heeft ook sociale implicaties omdat werknemers minder interactie met elkaar hebben. Terwijl telefoongesprekken een relatieversterkende functie blijken te hebben, verzwakt het gebruik van e-mail relaties juist.
De ‘altijd en overal’ benadering van werken die door technologie mogelijk wordt gemaakt, heeft het voordeel overheadkosten te verminderen en maakt flexibel werken mogelijk. Maar de toenemende 24/7 mentaliteit van klanten heeft ook impact op het leven van werknemers en legt beslag op hun privéleven. Bovendien creëert het nog meer e-mail, omdat meer dan eenderde van de managers een PDA heeft. De verleiding om ’s avonds laat en in het weekend even je mail te checken is moeilijk te weerstaan – net als de drang te antwoorden om aan te tonen dat je het gelezen hebt.
Peter Thomson, directeur van The Future Work Forum van het Henley Management College zegt: “Ons onderzoek bewijst dat het gebruik van e-mail buiten proporties is en vaak verwarring en traagheid veroorzaakt. Het schetst ook een troosteloos beeld van stille kantoren waar collega’s elkaar liever een mailtje sturen dan face to face praten. Maar er is een oplossing en die is erg simpel – voer een telefoongesprek met een headset en begin te praten. E-mail zou alleen gebruikt moeten worden om te bevestigen en samen te vatten wat al aan de telefoon is besproken.”
Philip Vanhoutte, Europese Managing Director bij Plantronics zegt: ”Onze resultaten laten zien dat de telefoon wordt gebruikt als secundair en e-mail als primair communicatiemiddel, ondanks het negatieve effect dat het heeft op de productiviteit, het welzijn en de bedrijfsresultaten. Managers zouden het gebruik van de telefoon moeten aanmoedigen en hun personeel moeten leren hoe zij effectief gebruik kunnen maken van het scala aan informatie- en communicatieproducten om de besluitvorming en interactie te stimuleren en flexibiliteit te verbeteren.”
